Stop au stress du tableau Excel !
Gérer un restaurant, c'est jongler entre le rush du service, la qualité des plats et le sourire en salle. Mais avant même d'ouvrir, il y a le cauchemar récurrent de tous les gérants : le planning d'équipe.
Entre les contrats (CDD, CDI, temps partiel), les congés, les RTT, les heures supplémentaires à respecter et la législation, un simple tableau Excel peut vite devenir une source d'erreurs, de conflits et surtout, de perte de temps monumentale.
En 2025, il existe des solutions pensées pour vous, les acteurs du CHR (Cafés, Hôtels, Restaurants), qui transforment ce casse-tête en une tâche rapide.
Notre objectif ici : Vous présenter des outils qui vous feront gagner des heures chaque semaine et qui garantiront la conformité de vos plannings.
I. Le Planning, bien plus qu'une liste de noms : L'impératif légal
Un planning de restaurant n'est pas un simple pense-bête. Il doit être conforme à la législation sociale (convention collective HCR) et accessible aux salariés.
Les erreurs qui coûtent cher :
- Non-respect des temps de repos : Le temps de repos quotidien entre deux services et le repos hebdomadaire doivent être strictement respectés. Un outil spécialisé vous alerte en cas d'erreur.
- Affichage : Le planning doit être affiché clairement et souvent accessible à distance pour l'équipe (par exemple, sur une application mobile).
Utiliser un outil dédié, c'est avoir la tranquillité d'esprit que vos plannings sont légaux et équilibrés pour l'équipe.
🎁 Comment TakClick vous aide gratuitement à motiver vos équipes ?
Le planning gère le temps de travail, TakClick gère la relation client, ce qui motive l'équipe.
Quand les serveurs et serveuses sont en salle, leur objectif est de satisfaire le client. Mais comment récompenser cet effort et créer une ambiance positive ?
Vous pouvez utiliser TakClick, notre solution gratuite de jeu marketing via un QR code sur la table ou sur l'addition :
- L'Engagement : Les clients sont invités à jouer pour gagner un café ou un dessert offert. Pour jouer, ils laissent leur email local ou téléphone.
- L'Ambiance : C'est un point de conversation ludique entre le client et l'équipe, qui facilite le contact et, souvent, fait monter la note de l'équipe (pourboires, compliments sur les avis Google).
- L'Action Post-Service : Grâce aux données collectées, vous pourrez lancer des campagnes SMS marketing ou email local pour annoncer un événement ou remercier les clients d'être venus. C'est une façon concrète de montrer aux équipes que leur travail paye, en remplissant le restaurant plus facilement lors des creux. (Note : l'envoi des messages nécessite de créditer votre compte sur la plateforme TakClick).
II. Le Top 3 des outils de planning pour les restaurateurs
Fini le temps où il fallait payer une licence logicielle hors de prix. Ces solutions sont mobiles, flexibles et pensées pour le secteur :
1. Skello : La référence du secteur CHR
- Idéal pour : Les restaurants, bars et chaînes qui veulent un outil complet pour la gestion RH (contrats, paie, plannings).
- Le plus : Spécialisé dans la convention collective HCR. Il calcule automatiquement les heures, les coupures et vous alerte en cas d'infraction. Très fort sur la conformité.
- Le moins : C'est une solution payante, souvent avec un coût par utilisateur, mais l'investissement est rapidement amorti par le gain de temps.
2. Combo (anciennement Snapshift) : L'outil mobile et simple
- Idéal pour : Les gérants qui sont souvent sur le terrain et qui ont besoin de créer, modifier et communiquer les plannings depuis leur téléphone.
- Le plus : Très apprécié des équipes pour son application mobile. Les employés peuvent consulter leurs horaires, demander des congés, et échanger leurs services directement via l'outil.
- Le moins : Bien que très complet, il peut nécessiter un temps d'adaptation si vous venez d'un système très ancien.
3. Google Sheets / Excel (Le "système D" amélioré)
- Idéal pour : Les très petits établissements (moins de 5 salariés) avec un planning très stable.
- Le plus : C'est gratuit et vous le maîtrisez déjà. Il existe de nombreux modèles de plannings CHR à télécharger.
- Le moins : Zéro garantie de conformité légale. Très difficile de suivre les heures réelles, les congés, et cela demande un long travail de vérification manuelle pour éviter les erreurs. À utiliser avec grande prudence.
III. Le secret du gérant : Anticiper et Communiquer
Quel que soit l'outil que vous choisissez, la réussite de votre planning repose sur deux principes :
- Anticipation des pics : Utilisez les données de votre système de caisse (voir notre article dédié !) pour anticiper les jours et heures de forte affluence. Ne faites pas un planning basé sur une semaine "normale" ; faites-le basé sur le réel.
- Communication claire : Informez l'équipe du planning au moins une semaine à l'avance (voire deux). Les outils mobiles cités (Skello, Combo) sont parfaits pour cela, car ils envoient une notification automatique aux salariés.
En simplifiant votre gestion RH, vous dégagez du temps pour d'autres actions cruciales : l'optimisation de votre service client et la fidélisation client locale !
IV. Conclusion : Moins de tableur, plus de contact client
Investir dans un bon outil de planning pour votre restaurant, c'est investir dans le bien-être de votre équipe et dans la légalité de votre établissement. C'est la base pour un service serein.
Une fois cette base solide, il est temps de capitaliser sur chaque client qui franchit votre porte. En automatisant la collecte de données via le jeu, vous vous donnez les moyens de remplir vos tables même pendant les creux.
Simplifiez vos plannings, fidélisez vos clients !
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